Beroepsgeheim en privacy bij gebruik ONS agenda

Momenteel wordt binnen onze organisatie wisselend gebruik gemaakt van de ONS agenda en de agenda op Microsoft Outlook. Voor het registreren van tijd is de ONS agenda noodzakelijk. Vandaar dat er vanuit onze organisatie is bepaald dat de agenda op ONS leidend moet worden voor alle behandelaren.

Wij hebben echter een privacy gerelateerd bezwaar als het aankomt op het gebruik van de agenda van het ONS systeem. Namelijk iedereen binnen de organisatie kan van elke werknemer hun agenda, zonder enige vorm van toestemming, bekijken. Daarnaast kunnen naasten en contactpersonen ook alle afspraken van de cliënt zien, zelfs als dit gaat om een overleg met de arts of om uitwerktijd.

Volgens het NIP, met wie wij over deze kwestie eerder contact hebben gehad, is het niet toegestaan dat agenda-informatie met naam van de cliënt en type consult zichtbaar is voor niet-rechtstreeks betrokken collega’s. Alleen collega’s die rechtstreeks betrokken zijn bij een actuele behandelrelatie, zouden toegang mogen hebben.

Dit betekent dat we met het gebruik van een agenda die binnen de organisatie door iedereen opgevraagd kan worden, niet kunnen voldoen aan de beroepscode en de privacy van onze cliënten (zoals door het NIP vastgesteld). Vandaar dat we benieuwd zijn of andere organisaties ook via de ONS agenda werken, wat de ervaring is met betrekking tot de privacy en of er oplossingen zijn om te blijven voldoen aan de beroepscode?

We horen graag en alvast hartelijk dank voor de reacties!